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2015年9月2日，依照校長辦公會紀要的規定和副校長李顯揚的工作要求，西校區管理辦公室主任許運清主持召開“化大西校區2015迎新工作協調會”。機電學院、后勤集團、保衛處有關部門的負責人參加了會議。

會議現場

許運清根據學校的要求，部署了迎新工作的具體任務，西校區管理辦公室、后勤集團、保衛處、機電學院等相關單位明確了自己的任務，從接站、報到、住宿、餐飲、校園交通以及治安管理等進行了工作安排，制定了西校區迎新工作方案和應急預案，并要求對校園環境進行徹底整治，以嶄新姿態做迎新工作。

隨后機電學院、后勤集團、保衛處等相關部門負責人，對迎新工作提出了具體建設性意見，大家一致認為，一定群策群力，切實做好西校區迎新工作，讓校領導放心，讓新生和家長滿意。